Mehr als Willkommensmappe und erster Rundgang: Warum das Onboarding von Auszubildenden über Checklisten hinausgehen muss

Es ist der erste September. Der frisch unterschriebene Ausbildungsvertrag liegt im Büro, der Arbeitsplatz ist eingerichtet, die IT-Zugänge sind (meistens) freigeschaltet, und irgendwo auf einem Server wartet eine Onboarding-Checkliste darauf, Punkt für Punkt abgehakt zu werden. Der Azubi betritt das Haus. Erledigt, oder? Nein. Weit gefehlt.

Laut dem Datenreport 2024 des Bundesinstituts für Berufsbildung wurden allein im Jahr 2022 über 155.300 Ausbildungsverträge vorzeitig aufgelöst – das entspricht 29,5 Prozent aller abgeschlossenen Verträge. Erschreckend: Über ein Drittel dieser Vertragslösungen fanden bereits in der Probezeit statt. Die Probezeit – also genau jene Phase, in der das Onboarding läuft und in der der erste Eindruck des Unternehmens am nachhaltigsten wirkt.

Wer glaubt, Onboarding sei eine administrative Pflichtübung, verliert seinen Nachwuchs noch bevor die Ausbildung richtig begonnen hat.

Was Onboarding wirklich bedeutet – und was nicht

Der Begriff „Onboarding“ leitet sich vom englischen „to bring on board“ ab und meint wörtlich: jemanden an Bord holen. In der betrieblichen Praxis wird er häufig auf den ersten Arbeitstag und die erste Woche verkürzt. Hausführung, Vorstellen im Team, Erklärung der Kantine – fertig.

Ein erfolgreiches Onboarding beginnt jedoch bereits vor dem ersten Arbeitstag und endet nicht nach wenigen Wochen. Es vermittelt nicht nur fachliche Inhalte, sondern gibt dem Auszubildenden ein echtes Gefühl der Zugehörigkeit. Das ist keine weiche HR-Romantik, sondern handfeste betriebswirtschaftliche Realität: Azubis, die sich früh unterstützt und einbezogen fühlen, starten motivierter in ihre Ausbildung und binden sich stärker ans Unternehmen.

Dazu kommt: Mehr als die Hälfte der Auszubildenden – konkret 54,9 Prozent – erhält seltener als einmal pro Monat oder sogar nie ein persönliches Feedback. Eine erschreckende Zahl, wenn man bedenkt, dass regelmäßige Rückmeldung gerade für Berufseinsteiger einer der entscheidenden Faktoren ist, um sich entwickelt und ernst genommen zu fühlen.

Preboarding: Die oft verschenkte Phase vor dem ersten Tag

Lange bevor ein Azubi sein Ausbildungsunternehmen zum ersten Mal offiziell betritt, hat er bereits eine Entscheidung getroffen – und kann sie auch wieder revidieren. Bei gut einem Fünftel der Unternehmen bleiben Ausbildungsplätze unbesetzt, weil Azubis noch vor dem eigentlichen Ausbildungsstart absagen.

Preboarding ist die Phase zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag – und wird von vielen Unternehmen bislang verschenkt. Dabei liegt hier eine der größten Chancen: Wer sich in dieser Phase meldet, Orientierung gibt und echte Verbindung aufbaut, senkt die Absprunggefahr erheblich.

Drei Dinge sind im Preboarding entscheidend: Kontakt, Klarheit und Kultur. Eine kurze Willkommensnachricht, ein Anruf des zukünftigen Ausbilders oder ein kleiner Gruß per Post kann Wunder wirken. Es geht darum zu zeigen: Du bist nicht nur eine Nummer – wir freuen uns wirklich auf dich.

Als Preboarding-Maßnahmen bieten sich Online-Spiele an, die einen spielerischen Blick in das Unternehmen gewähren, aber auch Videos oder Virtual-Reality-Anwendungen, die einen ersten Eindruck davon geben, wie die Tätigkeiten im Unternehmen aussehen und welche Kolleginnen und Kollegen vor Ort arbeiten. Gerade für die Generation Z, die mit digitalen Formaten aufgewachsen ist, ist das eine natürliche Ansprache.

Wichtig ist dabei auch das sogenannte Buddy-Programm: Neue Azubis kennen bereits vorab jemanden, der ihnen später zur Seite steht – eine vertraute Konstante im Betrieb, die Sicherheit schafft, noch bevor das erste Mal die Stempeluhr läuft.

Der erste Arbeitstag: Mehr als Formalia und Hausführung

Der erste Tag bleibt im Gedächtnis – das weiß jeder aus eigener Erfahrung. Ob sich jemand in einem neuen Umfeld willkommen fühlt, entscheidet sich meist in den ersten Minuten. Und trotzdem wird er in vielen Unternehmen mit übervollen Präsentationen, Sicherheitsunterweisungen und dem Ausfüllen von Formularen gefüllt – wichtig, keine Frage, aber allein nicht ausreichend.

Am ersten Tag ist es wichtig, dass der Azubi von einer Ansprechperson in Empfang genommen wird, die ihn durch das Unternehmen führt und ihn den Kolleginnen und Kollegen vorstellt. Ein gut organisierter erster Tag gibt dem Azubi das Gefühl, ernst genommen und wertgeschätzt zu werden.

Kleinigkeiten haben dabei eine überraschend große Wirkung: ein persönlich beschriftetes Namensschild, ein kurzes Willkommensvideo des Teams, ein Mittagessen mit dem direkten Ausbilder oder ein kleines Willkommenspaket mit Unternehmensartikeln. Es geht nicht um den Aufwand. Es geht um das Signal: Du warst erwartet.

Die ersten Wochen: Struktur, Mentoring und echtes Feedback

Onboarding ist kein Sprint, sondern ein Prozess. Ein zentraler Bestandteil sollte ein strukturiertes Einarbeitungsprogramm sein, das dem Azubi einen klaren Überblick über seine Aufgaben und Erwartungen gibt – und ihm gleichzeitig genug Zeit lässt, sich mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen.

Ein Mentor oder Pate ist dabei kein Nice-to-have, sondern ein echter Hebel. Diese Rolle muss nicht zwingend die Ausbildungsleitung oder jemand aus dem HR-Team übernehmen. Es eignen sich alle Teammitglieder, die Zeit und Lust haben, die neuen Azubis bei ihrem Start zu begleiten.

Ebenso entscheidend ist eine offene Feedback-Kultur. Regelmäßiger Austausch und Wertschätzung im Arbeitsalltag verbessern die Einschätzung der Ausbildungsqualität deutlich. Nicht das jährliche Beurteilungsgespräch, sondern kurze, regelmäßige Rückmeldungen im Alltag machen den Unterschied – sowohl für die Motivation als auch für das frühzeitige Erkennen von Überforderung oder Problemen. Denn 60 Prozent der Azubis haben laut aktuellen Studien Schwierigkeiten, sich in der Freizeit ausreichend zu erholen – ein deutliches Zeichen, dass Stress und Überforderung reale Risikofaktoren für Abbrüche sind.

Auch die soziale Integration ist nicht zu unterschätzen: Teambuilding-Aktivitäten, gemeinsame Mittagessen oder informelle Treffen tragen dazu bei, dass sich der Azubi schnell als Teil des Teams fühlt und Missverständnisse gar nicht erst entstehen.

Generation Z versteht Bindung anders – und das ist keine Schwäche

Die jungen Menschen, die heute ihre Ausbildung beginnen, sind in einer Welt aufgewachsen, in der Feedback sofort kommt, Informationen jederzeit verfügbar sind und Wertschätzung per Like und sofort ausgedrückt werden kann. Um Azubis der Generation Z emotional für die Ausbildung und das Unternehmen zu gewinnen, reicht eine Unterschrift auf dem Ausbildungsvertrag allein nicht mehr aus.

Unternehmen punkten mit klaren Abläufen, festen Ansprechpartnern und einem wertschätzenden Empfang. Auch digitale Onboarding-Tools oder Welcome-Days zeigen spürbare Wirkung.

Das bedeutet nicht, dass Unternehmen ihre gesamte Ausbildungsstruktur umwerfen müssen. Aber es bedeutet, dass eine Onboarding-Checkliste allein nicht die Sprache spricht, die junge Menschen verstehen. Was sie suchen, ist: Orientierung, echte Verbindung und das Gefühl, dass ihre Entscheidung für diesen Betrieb die richtige war.

Die Fähigkeit von Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben, hängt maßgeblich davon ab, wie effektiv sie junge Talente anziehen, nachhaltig entwickeln und langfristig an sich binden. Die Bedeutung eines zielgerichteten Preboardings und Onboardings für Auszubildende nimmt in Zeiten des Fachkräftemangels daher deutlich zu.

Was auf dem Spiel steht: Der wirtschaftliche Faktor

Wer Ausbildungsabbrüche nur als persönliches Scheitern des Azubis betrachtet, denkt zu kurz. Ausbildungsabbrecher erzielen in den zehn Jahren nach ihrem Abbruch gut 50 Prozent weniger Einkommen als Personen mit vergleichbaren Eigenschaften, aber einer erfolgreich abgeschlossenen Berufsausbildung. Das ist ein gesellschaftliches Problem – aber es hat auch eine direkte Kehrseite für den Betrieb: Recruiting-Aufwand war umsonst, eine Stelle bleibt offen, das Team wird belastet.

Jeder Betrieb sollte klar kommunizieren: Wer hier lernt, hat beste Übernahmechancen und konkrete Entwicklungsperspektiven. Das beginnt nicht nach der Probezeit. Es beginnt am Tag der Vertragsunterschrift.

Onboarding ist keine Abteilungsaufgabe. Es ist eine Haltung. Eine, die den gesamten Betrieb betrifft – von der Geschäftsführung bis zur Kollegin am Nachbarschreibtisch, die dem neuen Azubi erklärt, wo der Kaffee steht. Und wie das mit dem Drucker funktioniert. Und dass er mit Fragen wirklich jederzeit kommen darf.

Das klingt simpel. Genau das macht es so wirkungsvoll.

Wie gestalten Sie das Onboarding Ihrer neuen Auszubildenden – und haben Sie in den letzten Jahren etwas verändert, das spürbar mehr Bindung gebracht hat?

Quellen

Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) – Datenreport 2024: Vorzeitige Vertragslösungen https://www.bibb.de/de/699.php Westermann Ausbilder-Blog – „Gekommen, um zu bleiben: Azubis mit gutem Onboarding binden“ (2024/2025) https://www.westermann.de/landing/ausbilder-blog/onboarding AzubiScout – „Onboarding von Azubis: Best Practices für einen gelungenen Start“ (Juli 2025) https://www.azubiscout.com/onboarding-von-azubis-best-practices-fuer-einen-gelungenen-start/ Springer Nature – „Erfolgreiches Preboarding und Onboarding von Auszubildenden“ (Januar 2025), Alexander Steffen https://link.springer.com/book/10.1007/978-3-658-45592-7 springerprofessional.de – Interview mit Alexander Steffen: „Pre- und Onboarding sind Vertrauensangebote“ (Juni 2025) https://www.springerprofessional.de/aus–und-weiterbildung/recruiting/pre-und-onboarding-sind-vertrauensangebote/50784652 Talent2Go – „Onboarding für Azubis: So punkten Sie in den ersten Wochen“ (September 2025) https://talent2go.de/blog/tipps-tricks/onboarding-fuer-azubis-so-punkten-sie-in-den-ersten-wochen/ u-form Testsysteme / Haufe – „Neue Azubis: Praxis und Trends für das Onboarding“ (August 2025) https://www.haufe.de/personal/hr-management/digitales-onboarding/neue-azubis-praxis-und-trends-fuer-das-onboarding_80_649928.html IKK classic – „Ausbildungsabbruch: Auf diese Anzeichen sollten Betriebe achten“ (August 2025) https://www.ikk-classic.de/gesund-machen/arbeiten/ausbildungsabbruch IAB-Forum – „Ausbildungsabbrüche im regionalen Vergleich“ (Januar 2025) https://iab-forum.de/ausbildungsabbrueche-im-regionalen-vergleich-die-schere-geht-immer-weiter-auseinander/ guidecom.de – „Preboarding Phase 2: So gelingt die Zeit vor dem ersten Arbeitstag“ https://www.guidecom.de/ausbildungsmanagement/onboarding-auszubildende/